۷ویژگی عالی و کاربردی Microsoft Word که باید حتما بدانید

به گزارش اول فارس ، اگر برای ایجاد اسناد خود از مایکروسافت ورد استفاده می‌کنید، احتمالا با برخی از ویژگی‌های آن که همیشه مورد استفاده شما قرار می‌گیرد، آشنایی دارید. اما در این میان ویژگی‌هایی هم وجود دارند که به همان اندازه می‌توانند مفید باشند و شما از وجودشان بی‌خبرید!

در این جا می‌خواهیم به چندین قابلیت جذاب Microsoft Word که بدون شک از آن‌ها استفاده خواهید کرد، اشاره کنیم. این ابزارها می‌توانند زمان را صرفه جویی کرده و در بهبود و خوانایی سندی که می‌خواهید ایجاد کنید تاثیر داشته باشند و علاوه بر این باعث می‌شوند که شما با قابلیت‌های بیشتری از Microsoft Word آشنا شوید.

۱- Quick Parts برای وارد کردن بلاک متنی

با استفاده از ابزار Quick Parts در Word می‌توانید مواردی مثل بخش‌هایی از متن، امضاها، جدول‌ها و … را ذخیره کنید. سپس به راحتی با چند کلیک دوباره آن‌ها را وارد کنید. آنچه که می‌خواهید در سند شما ذخیره شود را با نشانگر ماوس بکشید و در آن قرار دهید. سپس به تب Insert بروید و روی فلش کشویی Explore Quick Parts کلیک کرده و گزینه‌ی Save Selection to Quick Part Gallery را انتخاب کنید.

Quick Part خود را نامگذاری کرده و هر گونه جزئیاتی که می‌خواهید به آن اضافه کنید، سپس روی OK کلیک کنید.

سپس برای استفاده‌ی دوباره از این آیتم، به همان کادر کشویی بروید و آن را انتخاب کنید. به این صورت در سند شما ظاهر می‌شود.

برای صرفه جویی از زمان می‌توانید از سایر ویژگی‌های Quick Parts هم استفاده کنید.

۲- نوشتن بدون حواس پرتی با استفاده از قابلیت Focus

اگر به طور مداوم در Word مشغول تایپ و نوشتن هستید، مخصوصا متن‌هایی که نیاز به تمرکز و توجه کامل دارند، می‌توانید با استفاده از قابلیت Focus بدون آنکه حواستان پرت شود از نوشتن لذت ببرید. برای استفاده از این ویژگی می‌توانید به قسمت نوار وضعیت یا تب View رفته و از آن‌جا Focus را انتخاب کنید.

به این ترتیب سند شما تمام صفحه می‌شود و هیچ کادر، نوار وضعیت یا هر چیز دیگری که مانع تمرکز شما می‌شود وجود نخواهد داشت.

هر زمان که خواستید می‌توانید نشانگر ماوس خود را به سمت بالای صفحه ببرید تا تمامی ابزارها دوباره نمایش داده شوند و در صورت تمایل مجددا روی گزینه Focus کلیک کنید تا این حالت تمام صفحه برود و صفحه به نمای عادی و همیشگی خود بازگردد.

۳- تصحیح غلط‌های املایی در Speech to Text

ممکن است در شرایطی قرار گرفته باشید که نتوانید سند خود را طبق روال همیشه تایپ کنید. با استفاده از قابلیت Dictation که یکی از ۷ قابلیت جذاب Microsoft Word است، می‌توانید کلمات را آنگونه که تایپ می‌کنید، بیان کنید. برای فعال کردن این ویژگی به تب Home بروید و در نوار وظیفه بخش Voice گزینه‌ی Dictate را انتخاب کنید.

وقتی نوار ابزار دیکته ظاهر شد، کافیست شروع به صحبت کردن کنید. برای توقف و شروع جمله جدید هم باید روی نماد میکروفون کلیک کنید.

با انتخاب آیکون یا نماد چرخ دنده می‌توانید تنظیمات زبان گفتاری، تشخیص خودکار علائم نگارشی و فیلتر کردن عبارات مهم را انتخاب کنید.

پس از اتمام کار برای آنکه ابزار Dictation را ببندید، از X بالای سمت راست نوار ابزار استفاده کنید.

۴- استفاده از Editor مایکروسافت برای بررسی اسناد

قابلیت Editor یکی دیگر از ۷ قابلیت جذاب Microsoft Word است. با استفاده از آن می‌توانید نوشته‌ی خود را از نظر املا، دستور زبان، علائم نگارشی، خوانایی و … را مورد بررسی قرار دهید. برای استفاده از این ویژگی به سراغ تب Home بروید و از بخش Editor نوار، گزینه‌ی Editor را انتخاب کنید.

هنگامی که نوار کناری باز شد، امتیاز خود را در بالا خواهید دید. سپس می‌توانید اصلاحات لازم، تصحیحات اختیاری را بررسی کنید و ببینید که آیا اسناد مشابه آن در وب ظاهر می‌شود یا خیر.

برای مشاهده تعداد کلمات و پاراگراف‌ها، میانگین نویسه‌ها در هر کلمه و کلمات هر جمله و امتیاز خوانایی در بخش Insights گزینه‌ی Document Stats را انتخاب کنید.

برای بستن این ابزار پس از اتمام کار، از علامت X بالای سمت راست نوار کناری Editor استفاده کنید.

۵- تاریخچه Clipboard برای موارد کپی پیست شده

هنگامی که در حال نوشتن متنی هستید، ممکن است ناگهان متوجه شوید که شما دائم در حال کپی و پیست کردن هستید. به عبارت دیگر، ممکن است شما از این روش برای درج پی در پی بخش‌هایی از متن مثل نام، آدرس و دستورالعمل‌ها استفاده کنید. با استفاده از ابزار Clipboard می‌توانید تاریخچه موارد کپی و پیست شده خود را مشاهده کرده و برای سهولت کار به راحتی از موارد موجود در کلیپ بورد مجددا استفاده کنید.

کلیپ بورد Microsoft Word حداکثر ۲۴ مورد را در یک زمان واحد در خود ذخیره می‌کند. این یعنی که شما در طول روز تمام چیزهایی که کات یا کپی کرده‌اید تنها با یک کلیک می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. برای دسترسی به این قابلیت به سراغ تب Home بروید و روی فلش واقع شده در سمت راست پایین کادر Clipboard کلیک کنید.

به این صورت تاریخچه Clipboard شما در یک پنل کنار در سمت چپ نمایش داده می‌شود. از آنجا می‌توانید موارد دیگر را نیز بررسی کرده و یکی از آن‌ها را برای استفاده مجدد انتخاب کنید، همچنین می‌توانید همه‌ی آن‌ها را پیست یا در متن جایگذاری کرده و یا تاریخچه را به طور کل پاک کنید.

۶- استفاده از ابزار Screenshot برای عکس گذاری سریع

آیا تا به حال به اسکرین شات از برنامه‌ای روی دسکتاپ یا حتی بخشی از یک پنجره نیاز داشته‌اید؟ ابزار Screenshot داخلی Microsoft Word که یکی از ۷ قابلیت جذاب Microsoft Word است، شما را در این زمینه بی‌نیاز می‌کند. به تب Insert رفته و روی فلش کشویی Screenshot در بخش Illustration نوار ابزار کلیک کنید. در بالا هر پنجره باز دیگر دسکتاپ را مشاهده خواهید کرد، به راحتی یکی از آن‌ها را انتخاب کرده تا تصویر آن در سند Word شما نمایش داده شود.

اگر می‌خواهید در متن خود برای قسمتی از یک پنجره یا اپلیکیشن در دسکتاپ زیرنویس بنویسید، به جای آن در کادر کشویی گزینه‌ی Screen Clipping را انتخاب کنید. هنگامی که نشانگر ماوس شما به شکل + درآمد، آن را بکشید تا از آنچه می‌خواهید عکس بگیرد و بعد آن‌ را رها کنید.

برشی که انجام داده‌اید بلافاصله در سند ورد شما ظاهر می‌شود.

در صورت تمایل می‌توانید اسکرین شات یا برش را مانند هر تصویر دیگری در مایکروسافت Word ویرایش کنید.

۷- استفاده از قابلیت Researcher برای مراجع و استنادات

از بین ۷ قابلیت جذاب Microsoft Word مورد دیگری که توجه کمی را معطوف خود کرده، ابزار Researcher است. با استفاده از آن می‌توانید بیشتر از هر چیزی در اینترنت جستجو کرده و جزئیات آن را بدون آنکه سند ورد خود را ترک کنید، در آن درج نمایید. به تب Reference بروید و در قسمت Research نوار ابزار Researcher را انتخاب کنید.

نوار کناری Researcher در سمت راست باز می‌شود. عبارتی که می‌خواهید جستجو کنید را در کادر وارد کرده و Enter را فشار دهید.

سپس نتایج جستجوی خود را خواهید دید. برای مطالعه بیشتر یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. می‌توانید متنی که مشاهده می‌کنید را کپی کرده و در سند ورد خود پیست کنید، سپس روی علامت + در سمت راست بالای مورد در نوار کناری کلیک کرده تا علامت نقل قول به آن اضافه شود.

قابلیت Researcher یک ابزار مفید و کاربردی برای نوشتن مقالات، متن و اسناد تحقیقاتی است.

این ۷ قابلیت جذاب Microsoft Word به شما کمک می‌کنند تا بدون در نظر گرفتن نوع متن یا مقاله یک سندی را در مایکروسافت ورد ایجاد کنید. آیا از این ویژگی‌های کاربردی استفاده خواهید کرد؟